Hiện nay, kinh doanh văn phòng phẩm được coi là ý tưởng nhiều người lựa chọn để khởi nghiệp. Văn phòng phẩm có đối tượng khách hàng rộng lớn từ trường học đến các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,… Có nhiều khách hàng liên hệ tới chúng tôi nhờ tư vấn những quy định liên quan khi mở công ty văn phòng phẩm. Đây không phải là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Tuy nhiên vẫn phải có giấy phép kinh doanh theo quy định của pháp luật. Trong nội dung bài viết này, chúng tôi tư vấn mọi vấn đề có liên quan đến thủ tục mở công ty văn phòng phẩm và quy định về thuế khi kinh doanh trong lĩnh vực này.
Mục lục
I. Điều kiện mở công ty văn phòng phẩm.
1. Điều kiện của người mở công ty văn phòng phẩm
Chủ thể mở doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm có thể do một hoặc nhiều tổ chức, cá nhân đứng ra thành lập.
Nếu tổ chức thành lập công ty phải có quyết định của công ty về việc góp vốn thành lập doanh nghiệp. Đồng thời phải có giấy ủy quyền cho cá nhân đại diện quản lý phần vốn góp của tổ chức.
Nếu cá nhân đứng ra thành lập công ty thì cá nhân phải từ đủ 18 tuổi trở lên, không bị hạn chế về năng lực hành vi dân sự, có năng lực quản lý và không thuộc trường hợp bị cấm, hạn chế góp vốn, thành lập doanh nghiệp.
2. Điều kiện về vốn điều lệ khi mở công ty văn phòng phẩm
Vốn điều lệ là vốn mà tổ chức, cá nhân góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty. Vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn của công ty được ghi vào điều lệ công ty. Hoạt động kinh doanh văn phòng phẩm không quy định cụ thể mức vốn tối thiểu để mở công ty kinh doanh văn phòng phẩm. Tuy nhiên, mức vốn không nên quá thấp để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp.
Theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2020, thời hạn để góp vốn là trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp đăng ký kinh doanh. Nếu quá thời hạn trên mà không góp đủ vốn sẽ phải làm thủ tục giảm vốn bằng mức vốn thực tế góp của các thành viên/cổ đông công ty. Tổ chức/cá nhân không góp vốn vào công ty trong thời gian trên sẽ không còn là cổ đông/thành viên công ty nữa.
3. Điều kiện về ngành nghề kinh doanh khi mở công ty văn phòng phẩm
Doanh nghiệp được kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm. Kinh doanh văn phòng phẩm không phải ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Tuy nhiên, khi thành lập công ty văn phòng phẩm thì doanh nghiệp phải đăng ký ngành nghề liên quan đến hoạt động của công ty. Ngành nghề kinh doanh văn phòng phẩm gồm các mã ngành nghề sau:
- 4649: Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình. Chi tiết: Bán buôn văn phòng phẩm;
- 4761: Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh;
- 4610: Đại lý, môi giới, đấu giá hàng hóa.
4. Một số điều kiện khác để mở công ty văn phòng phẩm
Điều kiện về tên doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm:
Tên doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm không được trùng với tên doanh nghiệp khác. Đồng thời tên công ty không được sử dụng từ ngữ vi phạm truyền thống văn hóa, mỹ tục, không gây nhầm lẫn với tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang,….
Tên công ty không bắt buộc phải thể hiện lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của công ty
Điều kiện về địa điểm đặt trụ sở công ty văn phòng phẩm:
Địa điểm đặt trụ sở công ty không được là nhà chung cư. Trường hợp đặt tại nhà chung cư thì phải cung cấp thêm giấy tờ chứng minh chung cư có chức năng thương mại. Ngoài ra, địa điểm đặt công ty phải có địa chỉ rõ ràng, trên lãnh thổ Việt Nam và không nằm trong khu vực liên quan đến an ninh, quốc phòng.
Xem thêm: Xin giấy phép lao động cho người Hàn Quốc
II. Thủ tục mở công ty văn phòng phẩm.
1. Hồ sơ mở công ty văn phòng phẩm.
Hồ sơ mở công ty văn phòng phẩm tương tự như thành lập các doanh nghiệp khác. Hồ sơ gồm có các giấy tờ sau:
- Giấy đề nghị thành lập công ty kinh doanh văn phòng phẩm;
- Điều lệ công ty văn phòng phẩm;
- Danh sách thành viên/cổ đông công ty;
- Trường hợp cổ đông/thành viên là cá nhân: Bản bản sao công chứng căn cước công dân;
- Trường hợp cổ đông/thành viên công ty là tổ chức:
- Bản sao công chứng đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập/hoạt động của tổ chức;
- Giấy ủy quyền cho cá nhân đại diện cho phần vốn góp/cổ phần của tổ chức;
- Danh sách đại diện theo ủy quyền;
- Bản sao công chứng cá nhân đại diện cho phần vốn góp/cổ phần của tổ chức;
- Giấy ủy quyền, bản sao căn cước công dân cá nhân được ủy quyền làm thủ tục mở công ty;
2. Thủ tục mở công ty văn phòng phẩm
Thủ tục mở công ty văn phòng phẩm gồm các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo quy định pháp luật;
- Bước 2: Nộp hồ sơ đến Sở kế hoạch và đầu tư nơi công ty đặt trụ sở. Nộp hồ sơ có thể thực hiện bằng nộp trực tiếp hoặc nộp qua mạng bằng dịch vụ công quốc gia.
- Bước 3: Nôp lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp;
- Bước 4: Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Sở kế hoạch và đầu tư trả giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty văn phòng phẩm. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Sở ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
Thời gian thực hiện thủ tục thành lập công ty: 03 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ
3. Các công việc khác sau khi mở công ty văn phòng phẩm.
Sau khi thành lập doanh nghiệp văn phòng phẩm cần thực hiện các công việc sau:
- Đặt mua con dấu công ty;
- Mua chữ ký số;
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến Tổng cục thuế và mua hóa đơn công ty;
- Mở tài khoản ngân hàng;
Theo quy định, doanh nghiệp tự quyết định về số lượng, hình thức con dấu. Do đó, sau khi đặt mua con dấu pháp nhân, công ty không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu lên Sở kế hoạch và đầu tư. Đây là điểm khác biệt so với Luật doanh nghiệp cũ.
III. Mở công ty văn phòng phẩm phải nộp thuế gì?
1. Các loại báo cáo thuế công ty văn phòng phẩm phải nộp.
Sau khi thành lập, doanh nghiệp phải thực hiện nộp báo cáo thuế theo quy định. Trong trường hợp không phát sinh doanh thu, doanh nghiệp văn phòng phẩm vẫn phải nộp báo cáo thuế trắng.
Các loại báo cáo thuế công ty văn phòng phẩm phải nộp gồm có:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng;
- Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
- Bộ báo cáo tài chính năm:
- Báo cáo tài chính;
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
Thời hạn nộp báo cáo thuế đối với công ty văn phòng phẩm mới thành lập như sau:
- Tờ khai thuế giá trị gia tăng; Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân: Nộp theo quý vào tháng đầu tiên của quý tiếp theo.
- Bộ báo cáo tài chính: Nộp theo năm muộn nhất vào tháng 3 năm sau
2. Các loại thuế công ty văn phòng phẩm phải nộp.
Công ty kinh doanh văn phòng phẩm phải nộp các loại thuế, phí sau:
- Lệ phí môn bài:
- Với công ty vốn điều lệ dưới 10 tỷ: 2.000.000 VNĐ/năm
- Với công ty vốn điều lệ từ 10 tỷ trở lên: 3.000.000 VNĐ/năm
- Thuế giá trị gia tăng;
- Thuế thu nhập cá nhân;
- Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Thời hạn nộp thuế của công ty văn phòng phẩm:
- Lệ phí môn bài: Trước ngày 30/1 hàng năm;
- Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp:
- Nộp tạm tính theo quý (Tối thiểu bằng 2/3 nghĩa vụ thuế phải nộp): Vào tháng đầu tiên của quý tiếp theo
- Nộp hết số thuế còn nợ: Muộn nhất vào tháng 3 năm sau;
IV. Giải đáp thắc mắc khi mở công ty văn phòng phẩm.
1. Công ty văn phòng phẩm có thể đặt nhà kho khác nơi đặt văn phòng công ty không?
Công ty văn phòng phẩm có thể đặt nhà kho tại địa điểm khác. Tuy nhiên, địa điểm đặt nhà kho phải đăng ký giấy phép kinh doanh. Trường hợp này bạn có thể mở địa điểm kinh doanh tại nơi làm nhà kho.
Hồ sơ mở địa điểm kinh doanh công ty văn phòng phẩm làm nhà kho gồm:
- Thông báo mở địa điểm kinh doanh;
- Bản sao công chứng căn cước công dân người đứng đầu nhà kho.
2. Công ty văn phòng phẩm không có doanh thu có phải nộp thuế không?
Nhiều công ty mới thành lập trong thời gian đầu chưa phát sinh doanh thu. Doanh nghiệp chỉ nộp thuế khi kinh doanh có lãi. Trường hợp kinh doanh lỗ hoặc không phát sinh doanh thu sẽ không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải nộp báo cáo thuế đúng hạn và nộp lệ phí môn bài (Không phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của công ty).
Trường hợp công ty không phát sinh doanh thu và không muốn nộp báo cáo thuế, doanh nghiệp có thể làm thủ tục tạm ngừng kinh doanh theo quy định
3. Có nên thuê dịch vụ mở công ty văn phòng phẩm không?
Hiện nay có nhiều đơn vị tư vấn cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp. Nếu bạn am hiểu các quy định về thành lập doanh nghiệp thì có thể tự thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, nếu chưa hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan, bạn nên tìm các đơn vị dịch vụ để được tư vấn nhiều vấn đề liên quan như:
- Điều kiện thành lập công ty văn phòng phẩm;
- Lựa chọn hình thức doanh nghiệp phù hợp với quy mô (Công ty TNHH, Công ty cổ phần,…)
- Tư vấn, hỗ trợ thủ tục thuế, hóa đơn ban đầu,….
4. Dịch vụ mở công ty văn phòng phẩm bao nhiêu tiền?
Thủ tục thành lập doanh nghiệp kinh doanh văn phòng phẩm có nhiều mức giá và gói hỗ trợ khác nhau. Thông thường, phí dịch vụ giao động từ 2tr-5tr tùy trường hợp.
Nhiều đơn vị tư vấn ngoài thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp còn hỗ trơ khách hàng mua hóa đơn, mua chữ ký số giá rẻ, làm thuế cho khách hàng.
